Первинні документи в роздрібній торгівлі – це початкові записи, що підтверджують ділову операцію, такі як видаткові та товарно-транспортні накладні (для руху товарів), касові ордери, фіскальні чеки, банківські виписки (для операцій з готівкою та безготівковими коштами), акти виконаних робіт (для послуг), а також рахунки-фактури та товарні чеки. Вони необхідні для ведення бухгалтерського обліку, управління запасами та аудиту, оскільки надають докази та деталі кожного продажу, покупки та фінансового руху.
Законодавчі передумови первинних документів
Правові основи використання первинних документів визначаються двома ключовими нормативними актами:
- Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV, який визначає загальні принципи ведення бухгалтерського обліку й закріплює вимогу документального підтвердження кожної господарської операції.
- Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів № 88, яке конкретизує вимоги до оформлення первинних документів, порядок внесення записів і правила їх зберігання.
Згідно з цими нормами, первинні документи є офіційним підтвердженням господарських операцій та основою для ведення бухгалтерського обліку. Вони повинні містити обов’язкові реквізити — дату складання, назву, зміст операції, кількісні та вартісні показники, а також підписи відповідальних осіб.
Навіщо потрібні первинні документи
Платники податків не мають права складати податкову звітність на основі непідтверджених даних. Саме первинні документи виступають доказом достовірності таких даних, тому кожна господарська операція повинна бути належним чином зафіксована у відповідному документі. Відсутність первинної документації може призвести до накладення штрафних санкцій на підприємство.
Види первинних документів
Законодавство не встановлює повного переліку первинних документів, однак загалом, первинні документи можна поділити на три групи: документи для обліку товарів, документи для обліку коштів та документи для обліку послуг та інших операцій.
- Документи для обліку товарів:
- Видаткова накладна – підтвердження передачу товару від постачальника покупцю.
- Товарно-транспортна накладна – документ для перевезення товарів від постачальника до клієнта.
- Акт купівлі – документ для підтвердження факту закупівлі.
- Товарний чек – підтвердження розрахункової операції з покупцем.
- Документи для обліку коштів:
- Касовий ордер (прибутковий або видатковий)- фіксує надходження або видачу готівки з каси.
- Фіскальний чек- підтверджує продаж товару через касовий апарат (РРО/ПРРО).
- Банківська виписка – відображає рух коштів на банківському рахунку.
- Документи для обліку послуг та інших операцій:
- Акт приймання-передачі наданих послуг- підтверджує факт надання та прийняття послуг замовником.
- Рахунок-фактура – повідомляє контрагента про необхідність оплати, але стає первинним документом лише після оплати.
- Бухгалтерська довідка-використовується для виправлення помилок або оформлення певних господарських операцій.
До окремої групи можна віднести первинні документи, які використовуються у логістиці:
- Товарно-транспортна накладна (ТТН), яка використовується для документального оформлення перевезення вантажів, підтверджуючи їх транспортування та умови.
- Видаткова накладна – фіксує відпуск товарів зі складу та підтверджує передачу права власності покупцеві.
- Рахунок-фактура (інвойс)- документ, що виставляється постачальником покупцеві з вимогою оплатити поставлені товари або надані послуги. Існує також проформа-інвойс, яка є попереднім документом для узгодження умов.
- Акт приймання-передачі виконаних робіт/послуг- підтверджує факт надання послуг та їх приймання замовником.
- Касовий ордер- документ для оформлення операцій з готівкою (прибуткові та видаткові).
- Банківська виписка- підтверджує надходження та списання коштів з рахунку компанії.
- Товарний чек підтверджує факт оплати товару.
- Договір – основний документ, що фіксує умови господарських операцій.
Первинні документи можуть створюватися як у паперовому, так і в електронному вигляді — із використанням електронного підпису або печатки. Головне не формат, а дотримання встановлених вимог і наявність усіх обов’язкових реквізитів та достовірних даних, що підтверджують господарську операцію.
Електронний документообіг в первинній документації
Електронний документообіг у сфері первинної документації передбачає створення, оброблення та зберігання документів у цифровому форматі, з дотриманням усіх вимог законодавства. Такі документи повинні містити обов’язкові реквізити, зокрема кваліфікований електронний підпис (КЕП) або електронну печатку, що надає їм юридичної сили. Використання електронного формату дає змогу автоматизувати облікові процеси, прискорити обмін інформацією з контрагентами та оптимізувати бухгалтерський облік. Прикладами таких документів можуть бути каталоги товарів (PRICAT), замовлення (ORDERS) та відповіді на замовлення (ORDRSP), повідомлення про відвантаження (DESADV) та повідомлення про прийом (RECADV), а також електронні накладні (DELNOT) та рахунки-фактури (INVOIC). Вони використовуються для внутрішнього та зовнішнього документообігу, фіксуючи господарські операції між компаніями та всередині них.
Для того, щоб електронні документи мали юридичну силу, вони мають бути підписаними. Використовуючи безкоштовний сервіс Вільний від EDIN, ви можете підписувати документи будь-якого типу за допомогою електронних підписів
ЕЦП/КЕП, «Дія» та миттєво обмінюватися ними. Без жодної реєстрації та інших ускладнень. Просто, швидко та надійно.