WMS система управління складом: як працює автоматизація складських операцій

Зі зростанням асортименту та кількості замовлень склад стає складніше контролювати за допомогою таблиць, ручних журналів і базового обліку. Працівникам потрібно не лише знати загальний залишок, а й розуміти, де знаходиться конкретний товар, що потрібно прийняти, перемістити, відібрати, перевірити та підготувати до відвантаження.

Саме для операційного управління такими процесами використовують WMS. Система супроводжує рух товару всередині складу та допомагає пов’язати фізичні операції із завданнями працівників і даними облікових систем.

Як WMS керує роботою складу

WMS, або Warehouse Management System, – це програмна система для управління та контролю складських операцій. Вона допомагає організувати шлях товару від приймання до відвантаження та підтримувати актуальну інформацію про його місцезнаходження і статус.

Такий підхід відповідає професійному визначенню WMS як програмного рішення для управління щоденними складськими операціями від надходження товару до його виходу зі складу.

Важливо, що WMS система не обмежується фіксацією залишків. Вона працює з операційною логікою: де розмістити товар, які завдання виконати, в якій послідовності відібрати позиції та який статус має конкретна складська операція.

Чим WMS відрізняється від звичайного складського обліку

Складський облік переважно відповідає на питання, скільки товару є та які операції з ним уже відбулися.

WMS працює на рівні виконання процесу. Залежно від конкретного рішення система може управляти адресами зберігання, внутрішніми переміщеннями, завданнями на відбір, маршрутами працівників і статусами складських операцій.

Наприклад, облікова система може показати 50 одиниць товару на складі. WMS додатково допомагає визначити, у яких комірках вони знаходяться, яка кількість уже залучена до відбору та яке завдання потрібно виконати далі.

Що робить WMS система на складі

Найкраще функції WMS видно через повний шлях товару. Система WMS управління складськими операціями може супроводжувати процес від моменту прибуття вантажу до його передачі на відвантаження.

Конкретний набір можливостей залежить від обраного продукту та налаштувань, тому не кожна WMS обов’язково підтримує однакову функціональність.

Приймання товару

Після прибуття поставки потрібно зіставити фактичний товар з очікуваними даними та зафіксувати його надходження.

WMS може підтримувати:

• ідентифікацію товару;
• сканування штрихкодів;
• перевірку позицій і кількості;
• реєстрацію прийнятого товару;
• створення наступних складських завдань.

Після завершення приймання система отримує інформацію про те, що товар фактично надійшов і може перейти на наступний етап.

Розміщення та адресне зберігання

На складі з великою кількістю SKU недостатньо знати, що товар просто «є на складі». Потрібно знати його точне місцезнаходження.

Для цього використовують адресне зберігання. Склад поділяється на зони, ряди, стелажі, рівні та комірки, а кожне місце отримує ідентифікатор.

WMS може створити завдання на переміщення прийнятого товару в конкретну зону відповідно до налаштованих правил. При цьому не варто вважати, що будь-яка система автоматично визначає оптимальне місце: логіка залежить від конфігурації WMS та процесів конкретного складу.

Управління запасами

У межах складу WMS допомагає контролювати не тільки кількість, а й фізичне місцезнаходження товару.

Система фіксує його переміщення між зонами та комірками, завдяки чому складські дані залишаються пов’язаними з реальними операціями.

Для окремих категорій можуть також використовуватися партії, серії, терміни придатності або інші характеристики. Наявність таких функцій потрібно перевіряти для конкретної WMS.

Комплектування замовлень

Коли надходить замовлення на відвантаження, потрібно знайти потрібні SKU, відібрати правильну кількість і передати товар на наступний етап.

WMS системи можуть створювати працівникам завдання на відбір та визначати послідовність роботи з комірками.

У процесі можна контролювати:

• яку позицію потрібно відібрати;
• з якої комірки;
• у якій кількості;
• чи підтверджено виконання;
• куди передати зібраний товар.

Це особливо важливо на великих складах, де одночасно комплектуються десятки або сотні замовлень.

Пакування та підготовка до відвантаження

Після відбору замовлення може проходити контроль, пакування та маркування відповідно до внутрішнього процесу компанії.

На цьому етапі важливо переконатися, що фактично зібраний товар відповідає даним замовлення.

Після підтвердження система переводить операцію до наступного статусу та готує інформацію для відвантаження.

Відвантаження

На фінальному складському етапі перевіряється готовність замовлення та фіксується його передача.

WMS може змінити статус товару, зафіксувати завершення складської операції та передати відповідні дані в ERP або інші системи.

Таким чином формується безперервний цифровий ланцюг від приймання до виходу товару зі складу.

Управління персоналом і складськими завданнями

На складному об’єкті одночасно виконуються приймання, переміщення, поповнення комірок, відбір і відвантаження.

WMS може допомагати створювати та розподіляти операційні завдання між працівниками, а керівнику – бачити статус їх виконання.

Розширені функції управління персоналом залежать від конкретної системи, тому WMS не варто автоматично прирівнювати до повноцінної workforce management-платформи.

Аналітика та контроль складських операцій

Під час роботи система накопичує дані про виконані операції.

Їх можна використовувати для аналізу обробки замовлень, відхилень, завантаження окремих зон та інших складських процесів.

Набір звітів і показників залежить від конкретної WMS. Тому універсальні KPI або гарантоване підвищення продуктивності без аналізу самого складу некоректні.

Які переваги дає WMS система

Головна цінність WMS полягає у переході від ручного контролю окремих операцій до системного управління складським потоком.

Автоматизація складу може дати бізнесу:

• точніше розуміння місцезнаходження товару;
• стандартизовані процеси приймання та відбору;
• менше повторного ручного введення даних;
• контроль виконання складських завдань;
• прозоріший рух товару між зонами;
• актуальніші дані для суміжних систем;
• зменшення ризику помилки при комплектуванні та відвантаженні.

Це не означає гарантованого ефекту в певних відсотках. Результат залежить від вихідного стану складу, якості процесів, конфігурації системи та самого впровадження.

Коли бізнесу потрібна автоматизація складу з WMS

Повноцінна WMS потрібна не кожному складу.

Якщо компанія має невеликий асортимент, одну просту зону зберігання та невелику кількість операцій, можливостей ERP або звичайної облікової системи може бути достатньо.

Окрема WMS система стає доцільнішою, коли:

• кількість SKU суттєво зростає;
• склад має багато комірок і зон;
• використовується адресне зберігання;
• одночасно виконується багато операцій відбору;
• працює значна кількість складського персоналу;
• є складні правила розміщення товару;
• регулярно виникають розбіжності;
• потрібно контролювати переміщення всередині складу;
• потрібна інтеграція з ERP та зовнішніми системами.

Тобто автоматизація складів має починатися не з купівлі програмного забезпечення, а з оцінки складності процесів.

Які бувають WMS системи

WMS системи відрізняються архітектурою, способом розгортання, можливостями інтеграції та рівнем адаптації до конкретного бізнесу.

Немає типу WMS, який автоматично буде найкращим для будь-якого бізнесу. Вибір залежить від складських процесів, IT-архітектури та планів розвитку компанії.

Які технології використовуються разом із WMS

WMS є програмним ядром управління процесами, але автоматизація складу може включати й інші технології.

Штрихкоди та сканери

Штрихкод допомагає ідентифікувати товар або логістичну одиницю, а сканування – підтвердити виконання конкретної операції.

Працівник може відсканувати комірку та товар під час розміщення або відбору, після чого система фіксує дію.

Термінали збору даних

Мобільні термінали збору даних дозволяють працівнику отримувати завдання безпосередньо в складській зоні.

Через ТСД можна сканувати товари та адреси, підтверджувати операції й передавати результати в WMS без паперових списків.

RFID та автоматизоване обладнання

На складніших об’єктах можуть використовуватися RFID, конвеєри, сортувальні системи, автоматичні стелажні рішення або роботи.

Такі технології не є обов’язковими компонентами WMS. Їх підключають тоді, коли це відповідає масштабу та економіці конкретного процесу.

Як обрати WMS для складу

Вибір краще починати не зі списку брендів, а з опису власного складу.

Потрібно зафіксувати:

1. Кількість SKU.
2. Кількість складів, зон і комірок.
3. Типи товарів та особливості їх зберігання.
4. Сценарії приймання.
5. Правила розміщення.
6. Варіанти комплектування.
7. Ролі працівників.
8. Необхідність роботи зі сканерами та ТСД.
9. Вимоги до звітності.
10. Системи, з якими потрібна інтеграція.

Окремо варто перевірити API, масштабованість, підтримку, можливості оновлення та інтеграції з ERP.

WMS системи управління складом варто порівнювати саме з реальними бізнес-процесами, а не лише за кількістю функцій у презентації.

Як відбувається впровадження WMS

Впровадження починається задовго до фактичного запуску системи.

Типова послідовність включає:

1. Аудит поточних складських процесів.
2. Опис майбутньої моделі роботи.
3. Підготовку топології складу.
4. Перевірку товарних довідників.
5. Налаштування правил WMS.
6. Проєктування інтеграцій.
7. Тестування основних сценаріїв.
8. Навчання працівників.
9. Поетапний запуск.
10. Контроль процесів після запуску.

Строк і бюджет такого проєкту залежать від масштабу складу, кількості інтеграцій та обсягу змін. Універсального терміну впровадження для всіх підприємств немає.

Чому інтеграції потрібно планувати до запуску

Ще на етапі проєктування важливо визначити, звідки WMS буде отримувати дані.

Наприклад:

• звідки надходить товарний довідник;
• де створюється замовлення;
• звідки приходить інформація про очікувану поставку;
• куди WMS передає результат приймання;
• куди передається статус відвантаження.

Якщо ці зв’язки почати проєктувати вже після налаштування складських процесів, частину архітектури може знадобитися переглядати.

З якими системами інтегрується WMS

WMS рідко працює повністю ізольовано.

У корпоративній архітектурі система управління складом може обмінюватися інформацією з ERP, обліковими рішеннями, CRM, транспортними системами та платформами електронного обміну даними.

WMS та ERP

ERP працює з ширшим набором бізнес-процесів: закупівлями, продажами, фінансами, ресурсами та обліком.

WMS концентрується на виконанні фізичних операцій усередині складу.

WMS та ERP тому не потрібно розглядати як взаємозамінні рішення. Навпаки, обмін інформацією між ними дозволяє пов’язати облікові дані з фактичним виконанням складських операцій.

Інтеграційний підхід між ERP та WMS є типовим і для сучасних корпоративних рішень. Наприклад, Oracle окремо описує передачу даних між ERP/inventory-рівнем і зовнішньою WMS через API та інтеграційні механізми. 

WMS та електронний обмін даними з контрагентами

Ще один рівень автоматизації знаходиться вже за межами складу.

Замовлення може надходити від торговельної мережі, постачальник передає підтвердження, а перед фізичним прибуттям вантажу надсилає дані про відвантаження.

Такі зовнішні повідомлення можуть надходити через EDI, а після цього передаватися у внутрішню ERP або WMS відповідно до архітектури компанії.

У результаті внутрішня система отримує структуровану інформацію без повторного ручного введення.

Де закінчується WMS і починається електронний документообіг

Межу між системами важливо визначити ще до автоматизації.

WMS керує тим, що відбувається всередині складу: прийманням, адресним зберіганням, переміщеннями, комплектуванням та відвантаженням.

Зовнішній електронний документообіг вирішує інше завдання – передачу даних і документів між різними компаніями.

Наприклад, WMS може підготувати дані про завершене відвантаження, але без окремого інтеграційного процесу це ще не означає автоматичну передачу необхідного електронного документа покупцеві.

Саме тому на зрілому етапі автоматизації важливо пов’язати внутрішню складську систему із зовнішніми каналами взаємодії з контрагентами.

Як інтегрувати WMS з EDIN

EDIN не є WMS і не керує комірками, маршрутами комплектувальників або фізичним розміщенням товарів на складі.

Його роль починається на рівні інтеграції внутрішніх систем компанії із зовнішнім електронним документообігом.

Через інтеграцію електронного документообігу EDIN можна пов’язувати сервіси EDIN з BAS, ERP та іншими обліковими системами, зокрема через API. На актуальній сторінці EDIN прямо заявлені інтеграція з BAS та ERP, API-інтеграція й індивідуальні інтеграційні рішення. 

У зв’язці з WMS загальна логіка може виглядати так:

контрагент → електронний документ → EDIN → ERP/WMS → складська операція → ERP/WMS → електронний документ → контрагент.

Конкретна архітектура залежить від систем компанії та проєкту інтеграції.

Інтеграція WMS та ERP з EDIN

Інтеграція потрібна насамперед для того, щоб однакові дані не доводилося переносити вручну між платформою електронного документообігу та внутрішньою системою.

Наприклад, зовнішнє замовлення може бути отримане електронним каналом і передане далі у внутрішню ERP. Дані, необхідні складу, потім потрапляють у WMS відповідно до налаштованої бізнес-логіки.

Після виконання складських операцій статуси або інформація про відвантаження можуть рухатися у зворотному напрямку.

При цьому не варто припускати, що існує готовий універсальний конектор для будь-якої WMS. Спосіб інтеграції потрібно перевіряти для конкретної системи та архітектури підприємства.

Якщо задача полягає в тому, щоб прибрати ручне перенесення зовнішніх документів у внутрішні ERP/WMS-процеси, можна обговорити інтеграцію з EDIN.

З чого почати автоматизацію складу

Спочатку потрібно описати фактичний рух товару: як він приймається, де зберігається, як формується завдання на відбір і що відбувається перед відвантаженням.

Наступний крок – визначити проблемні ділянки, структуру складу, ролі працівників, необхідні довідники та вимоги до WMS. Лише після цього варто вибирати систему та проєктувати інтеграції.

Окремо потрібно описати зовнішній інформаційний потік: звідки надходять замовлення та дані про поставки, які документи передаються партнерам і де сьогодні використовується ручне введення.

Тоді автоматизація складу не буде ізольованим IT-проєктом. WMS відповідатиме за внутрішні складські операції, ERP – за ширші бізнес-процеси, а інтегрований електронний документообіг допоможе зв’язати внутрішню систему з контрагентами.

Поширені запитання про WMS

Що таке WMS простими словами?

WMS — це система для операційного управління складом. Вона допомагає контролювати шлях товару від приймання й розміщення до комплектування та відвантаження.

Чим WMS відрізняється від ERP?

ERP керує ширшим набором ресурсів та бізнес-процесів підприємства. WMS спеціалізується на виконанні та контролі фізичних складських операцій.

Які процеси автоматизує WMS?

Залежно від конкретної системи це можуть бути приймання, адресне розміщення, переміщення, інвентаризація, комплектування, пакування та відвантаження. Набір функцій потрібно перевіряти для конкретного WMS-рішення.

Коли підприємству потрібна WMS?

WMS стає особливо актуальною при великому асортименті, складній топології складу, інтенсивному відборі, великій кількості працівників і потребі контролювати операції в реальному часі. Для невеликого простого складу можливостей ERP може бути достатньо.

Чи може WMS працювати без ERP?

Технічно архітектури можуть відрізнятися, але в корпоративних процесах WMS часто обмінюється даними з ERP або іншою обліковою системою. Важливо заздалегідь визначити, яка система є джерелом кожного типу даних.

Чи можна інтегрувати WMS з електронним документообігом?

Так. Через API або інший інтеграційний механізм дані між WMS, ERP та платформою електронного документообігу можуть передаватися автоматично. Конкретний сценарій залежить від використовуваних систем.