Послуг, які допомагають оптимізувати як внутрішні так і зовнішні бізнес-процеси компаній більш ніж достатньо. Кожен, хто надає такі сервіси, стверджує, що саме його рішення є найоптимальнішим та необхідним. Серед такої кількості пропозицій зрозуміти, яка справді спроможна допомогти, більш ніж складно. Незалежно від специфіки роботи компанії, документообіг – це невід`ємна частина організації якісної роботи. Для того, щоб цей процес став простішим та швидшим, багато компаній обирають електронні рішення. ЕДО (електронний документообіг) оптимізує передачу даних, переводячи її в цифровий формат. Які плюси від впровадження електронного документообігу: Ринок пропонує багато якісних варіантів, але витрачати час на вивчення їх всіх – не доцільно, оскільки кожен буде доводити, що його рішення краще. До вибору та впровадження СЕД необхідно підходити в залежності від завдань компанії і їх складності. Критерії вибору СЕД (система електронного документообігу): Якщо компанія велика і вимагає передачі документів як з контрагентами, так і всередині, з налаштуванням унікальних ланцюжків і можливістю передавати структуровані і неструктуровані дані, то варто вибирати систему з гнучкими налаштуваннями і можливістю архівування великої кількості інформації. Якщо ж масштаб компанії не великий і завдання досить локальні і конвеєрні, то можна обмежитися простою і вузькофункціональної системою. Сьогодні електронний документообіг – це не вузькоспеціалізоване рішення, не інструмент виключно для рітейлу, виробника чи логістики, це оптимізація бізнес-процесів для абсолютно всіх галузевих представників, не залежно від масштабів діяльності. Компаніям важливо знайти пропозицію, яка буде об’єднувати весь необхідний функціонал для ведення успішного бізнесу в одній екосистемі, залишаючись зручним, надійним та прибутковим інструментом. Сервіси EDIN обирають, адже вони відповідають актуальним потребам підприємців, їх цілям та цінностям сучасного бізнесу – повній оптимізації як внутрішніх, так і зовнішніх процесів обміну даними. Рішення EDIN: Світовий лідер у виробництві алкоголю Global Spirits заснований у 2008 році об'єднує профільні активи в алкогольній галузі Східної Європи та США. В холдинг входять сучасні підприємства-виробники горілки, алкогольних настоянок, коньяків, бренді, вин, шампанського, вермутів і слабоалкогольних напоїв. В Україні компанія представляє такі бренди як: Хортиця, Мороша, Шустов, OREANDA. Global Spirits працює з більшістю торгових мереж в Україні, тому компанії необхідна автоматизація наших бізнес-процесів, що неможливо без ефективного ланцюга поставок. Саме тому холдинг розпочав співпрацю з EDI-провайдером EDIN у напрямку впровадження електронного документообігу. Наразі компанія автоматизувала ланцюг поставок завдяки впровадженню наступних EDI-повідомлень: - ORDER (замовлення) – передає постачальнику перелік і кількість замовлених товарів; - ORDRSP (відповідь на замовлення) – допомагає уникнути зривів поставок в мережу; - DESADV (повідомлення про відвантаження) - допомагає спростити і прискорити процес приймання товару, відстежити поставку; - RECADV (повідомлення про приймання) – на його основі ми можемо сформувати рахунок на оплату або коригування бухгалтерської початкової документації; - IFTMIN (інструкція по транспортуванню) – в документ вносяться дані про деталі транспортування, що забезпечує нам надійність вчасної та цілісної доставки; - INVOICE (рахунок-фактура) - ще до отримання товару або послуги, наш партнер точно знає, яку оплату і в який термін він має зробити; - COMDOC (пакет юридично значимих документів) – дозволяє передавати будь-які типи документів з можливістю КЕП. Без впроваджень таких рішень було б неможливим співпрацювати з більш ніж з 60 торгівельними мережами України. Оскільки співробітництво з ними відбувається виключно в електронному форматі. В результаті впровадження Global Spirits досягла значних результатів, зокрема домоглася 100% автоматизації в ланцюзі постачань. Вдалося в рази зменшити помилки при відправці продукції, оптимізувати операційні витрати, до 80% скоротити витрати на витратні матеріали. Крім очевидних переваг роботи з е-сервісами для компаній, відмовляючись від паперового обміну документами, зменшується вирубка лісів, що має соціальне значення для збереження навколишнього середовища.Користь для копаній від впровадження ЕДО
Як вибрати та впровадити систему електронного документообігу
EDIN – як оптимальне рішення СЕД
На практиці: впровадження рішення EDIN в компанії Global Spirits
Як електронний документообіг допомагає оптимізувати процеси в компаніях
Бізнес включає в себе багато процесів, від яких залежить його розвиток – дохід, позиція на ринку, популярність, дотримування законодавчих норм, робота з контрагентами та інше. Фокусуватися доводиться у всіх напрямках, адже втрата пильності хоча б в одному з питань може спровокувати втрати та безповоротні наслідки, що відобразяться на компанії в загальному.