Електронний документообіг (ЕДО) – це процес обміну та передачі документів в цифровому форматі між окремими особами, організаціями або системами. Цей спосіб дозволяє обмінюватися документами в режимі реального часу через Інтернет або через безпечні платформи, що прискорює процес комунікації та співпраці. Електронний обмін документами широко використовується в різноманітних галузях, зокрема, через безпечну передачу конфіденційної інформації.
Чому електронний документообіг важливий?
- Швидкість: документами можна обмінюватися миттєво, що дозволяє пришвидшувати бізнес-процеси та приймати рішення.
- Безпека: платформи обміну документами забезпечують шифрування та контроль доступу для захисту конфіденційної інформації під час передачі.
- Ефективність: цифровий обмін документами усуває необхідність фізичного транспортування, заощаджуючи час та ресурси.
- Відповідність: платформи електронного документообігу забезпечують дотримання необхідних норм та правових стандартів.
Як поетапно відбувається створення та зберігання електронного документу?
- Створення документа:
- у бухгалтерській програмі (1С, SAP, BAS, Oracle, тощо)
- у системі ЕДО (наприклад, EDIN, WhiteDoc, M.E.Doc)
- у внутрішній корпоративній системі документообігу (ECM/EDMS)
- Підписання КЕП/ЕЦП. До документу додається кваліфікований електронний підпис, який зберігається у вигляді криптографічного файлу. Документ перевіряється на цілісність та автентичність.
- Передача через оператора ЕДО. Документ відправляється контрагенту через платформу (EDIN, WhiteDoc тощо). Оператор, в свою чергу, забезпечує його доставку, веде журнал змін, підтверджує отримання.
- Зберігання у захищеному архіві оператора. Оператор ЕДО тримає копії документів у зашифрованому вигляді та гарантує доступ до них протягом строків, які визначених законом.
- Архів компанії. Документи зберігаються у внутрішній системі (локальний сервер, корпоративний архів, DMS, SharePoint, хмарне сховище тощо) та формується резервна копія.
- Передача до державних інформаційних систем та реєстрів (для певних типів документів).
- Довготривале зберігання в архіві з урахуванням вимог та строків.
Де зберігаються електронні документи?
Електронні документи можуть зберігатися в різний спосіб. Все залежить від того, які це документи: внутрішні файли компанії, чи юридично значущі документи з цифровим підписом.
Вцілому, можна виділити такі поширені варіанти зберігання електронних документів:
- На серверах оператора EDI/EDO. Наприклад: EDIN, WhiteDoc, M.E.Doc, SOTA. Документи, підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), зберігаються в захищеному архіві оператора. Термін зберігання регулюється законодавством (для первинних бухгалтерських документів — щонайменше 3 роки, для деяких типів — 5–7 років або довше).
- У внутрішніх архівах компанії. Це можуть бути локальні сервери або корпоративні хмарні системи (наприклад, SharePoint, Google Drive, ECM-платформи). Тут зберігаються як робочі файли, так і копії документів з EDI/EDO.
- У державних інформаційних системах. Податкові накладні, фінансові звіти, тощо, також зберігаються в базах даних Державної податкової служби України (через національні реєстри, такі як ЄРПН (єдиний реєстр податкових накладних).
- У хмарних сервісах зберігання даних. Якщо компанія інтегрує EDI/EDO з хмарними рішеннями (AWS, Azure, Google Cloud), документи архівуються там. Однак, мають бути забезпечені захист та резервне копіювання.
Важливо пам’ятати, що юридична сила документа зберігається разом з його цифровим підписом (файл підпису + сертифікат). Архівування здійснюється у форматах, наданих оператором (XML, PDF, P7S тощо). Згідно з українським законодавством, електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий, якщо він зберігається з КЕП та його цілісність можна перевірити.
Що таке екосистема електронного документообігу?
Екосистема електронного документообігу (EDM/EDO) перевищує масштаби простого програмного забезпечення для обміну файлами. По суті, – це єдине цифрове середовище, в якому підприємства, банки, державні установи та партнери безперешкодно взаємодіють за допомогою безпечних та перевірених технологій.
Таким середовищем є E-Procurement – платформа електронного документообігу EDI-Network від EDIN, яка забезпечує повний життєвий цикл документів — від створення, цифрового підписання та обміну, до архівування та юридичної перевірки — одночасно інтегруючись з основними бухгалтерськими та ERP-системами. В результаті впровадження автоматизованих рішень, які пропонує платформа, компанії отримують швидкість, прозорість та відповідність до вимог на кожному етапі своїх бізнес-процесів.
Різноманіття сервісів, які пропонує платформа, дозволяє обирати та інтегрувати найбільш зручні та потрібні рішення в свої бізнес-процеси поступово та ефективно.
Переваги екосистеми електронного документообігу EDIN:
- інтегрована робота у вашій звичній обліковій системі;
- весь необхідний функціонал у одному вікні;
- робота з усіма контрагентами в єдиному середовищі;
- підтримка 24/7;
- покриття найбільшої кількості торгівельних мереж.