В умовах цифровізації в Україні електронний цифровий підпис (ЕЦП), який сьогодні офіційно має назву кваліфікований електронний підпис (КЕП), став обов’язковим інструментом для взаємодії з державою, бізнесом і фінансовими установами. Його застосовують як звичайні громадяни, так і підприємці та великі компанії. Попри те, що принцип роботи КЕП однаковий, між підписом для фізичних та юридичних осіб існують суттєві відмінності.
Що таке електронний цифровий підпис?
Електронний цифровий підпис — це спеціальний криптографічний інструмент, який дозволяє ідентифікувати особу підписанта та підтвердити цілісність електронного документа. Документ, підписаний КЕП, має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ із власноручним підписом.
В Україні КЕП видається кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг і використовується відповідно до вимог законодавства.
ЕЦП для фізичних осіб: особисте використання
Електронний підпис фізичної особи призначений для задоволення особистих потреб громадянина. Він містить персональні дані підписанта: прізвище, ім’я, по батькові, РНОКПП та інші ідентифікаційні відомості.
Такий КЕП найчастіше використовується для:
- подання податкових декларацій;
- отримання державних послуг онлайн;
- роботи з порталом «Дія»;
- підписання заяв, звернень і приватних договорів;
- доступу до електронних кабінетів держорганів і банків.
Важливо розуміти, що ЕЦП фізичної особи підтверджує виключно її особисті дії. Навіть якщо людина є директором або засновником компанії, її «особистий» КЕП не може автоматично використовуватися для підписання документів від імені юридичної особи.
ЕЦП для юридичних осіб: інструмент бізнесу
Електронний підпис для юридичних осіб застосовується в господарській діяльності підприємств. Його отримують керівники компаній, бухгалтери, юристи або інші працівники, яким надано відповідні повноваження.
Головна особливість такого КЕП — наявність у сертифікаті інформації не лише про фізичну особу-підписанта, а й про підприємство. У підписі зазначаються:
- повна назва юридичної особи;
- код ЄДРПОУ;
- посада підписанта;
- підстава для підпису (керівник або уповноважена особа).
Цей вид КЕП використовується для:
- подання податкової та фінансової звітності;
- підписання договорів, актів, рахунків і накладних;
- участі в публічних закупівлях;
- електронного документообігу з контрагентами;
- офіційного листування з державними органами.
Відповідальність і юридичні наслідки
Ще одна важлива різниця полягає у відповідальності. Документи, підписані КЕП юридичної особи, створюють правові наслідки саме для компанії. Тому доступ до такого підпису має бути обмеженим, а його використання — чітко регламентованим внутрішніми правилами.
Для фізичних осіб відповідальність обмежується особистими правами та обов’язками громадянина.
Таким чином, різниця між електронним цифровим підписом для фізичних та юридичних осіб полягає не лише у статусі підписанта, а й у сфері застосування, складі сертифіката та юридичних наслідках підписаних документів. КЕП фізичної особи використовується для особистих потреб громадянина, тоді як КЕП юридичної особи або уповноваженого працівника є повноцінним інструментом ведення бізнесу та офіційної взаємодії з державою й контрагентами.
Водночас, на практиці електронний підпис розкриває свій повний потенціал саме у системах електронного документообігу. Підписання, обмін і зберігання документів за допомогою електронного ключа в таких сервісах відбувається значно швидше, зручніше та безпечніше, ніж у паперовому форматі. Сучасні платформи електронного документообігу дозволяють автоматизувати бізнес-процеси, мінімізувати помилки та суттєво скоротити витрати часу і ресурсів.
Прикладом такого рішення є сервіс EDIN, який надає можливість працювати з електронними документами та КЕП в єдиному цифровому середовищі. Використання електронного ключа у подібних системах робить процес підписання документів простим і доступним як для фізичних осіб, так і для бізнесу, що особливо важливо в умовах сучасної цифрової економіки України.