У найпростішому розумінні електронний підпис — це цифровий аналог вашого власноручного підпису, який додається до електронних документів замість друкування, підписання чи проставлення ініціалів на папері.
Ршення електронного підпису використовують спеціальне програмне забезпечення з додатковим шифруванням, яке підтверджує справжність підпису, фіксує IP-адресу підписанта, час підписання та забезпечує надійне зберігання даних.
Функції електронного підпису:
- Надає документу юридичної сили, прирівнюючи його до паперового варіанту з власноручним підписом.
- Ідентифікує підписанта — містить дані про особу або організацію (ПІБ, ІПН чи код ЄДРПОУ), підтверджуючи справжність автора.
- Гарантує цілісність документа, адже будь-які зміни після підписання автоматично роблять підпис недійсним.
- Захищає від підробок завдяки використанню криптографічних алгоритмів і шифрування.
- Фіксує точну дату й час підписання (електронну позначку часу), що є важливим доказом у правових або фінансових процесах.
- Підвищує ефективність документообігу, скорочуючи час на погодження та підписання документів.
Види електронного підпису:
В Україні виділяють три види електронного підпису:
- Простий електронний підпис (ПЕП) – найпростіший вид електронного підпису, який підтверджує, що дію виконав саме користувач. Не використовує криптографічного захисту. Прикладом такого підпису може бути підтвердження дії СМС-код, введення логіна і пароля в системі, чи натискання кнопки «погоджуюся». Такий підпис має обмежену юридичну силу. Зазвичай його застосовують в інтернет-магазинах, під час оформлення замовлень / бронювання, або для внутрішнього погодження документів в компанії.
- Удосконалений електронний підпис (УЕП) – підпис, який створюється за допомогою криптографічних ключів (особистого та відкритого) та дозволяє ідентифікувати особу-підписанта та перевірити, чи документ не змінювався після підписання. УЕП працює за принципом пари ключів — особистого та відкритого: особистий ключ зберігається у власника підпису й використовується для підписання документів, відкритий ключ є у відкритому доступі та потрібен іншим, щоб перевірити справжність підпису. Простими словами: особистим ключем ви «ставите підпис», а відкритим — інші можуть переконатися, що документ дійсно ваш і його не змінювали.
Цей вид підпису має вищу доказову силу, ніж попередній, підтверджує цілісність і справжність документа, але без кваліфікації не може бути прирівняним до власноручного підпису. УЕП широко застосовується для електронного документообігу в компаніях, для підписання договорів та бізнес-листування з підтвердженням достовірності.
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це удосконалений підпис з додатковим рівнем безпеки, який базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа та створюється за допомогою спеціального захищеного пристрою (токена, ID-картки, хмарного ключа). Видавати такий підпис можуть Кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг (КНЕДП) — це організації, сертифіковані державою (наприклад, податкова, Дія.Підпис, ПриватБанк, Міністерство юстиції тощо). КЕП має найвищу юридичну силу і прирівнюється до власноручного підпису (згідно з Законом України «Про електронні довірчі послуги»). Документ, підписаний КЕП, є юридично чинним без додаткових підтверджень. КЕП використовується для подання електронної звітності до податкової, Пенсійного фонду, судів; для укладання офіційних договорів, контрактів, тендерних пропозицій; для державних реєстрів та нотаріальних дії онлайн, тощо.
Підписання електронних документів електронним підписом
Ось покроковий алгоритм дій для підписання документів електронним підписом:
- Отримайте кваліфікований електронний підпис (КЕП). Зверніться до одного з кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП), щоб створити власний електронний підпис.
- Виберіть сервіс для роботи з електронними документами. На ринку представлено багато платформ електронного документообігу. Визначтеся з потребами свого бізнесу чи організації та оберіть провайдера, який забезпечить необхідний функціонал і зручність користування.
- Підготуйте документ до підписання. Завантажте потрібний файл у систему обраного сервісу.
- Дотримуйтесь інструкцій на платформі. Виконуйте покрокові дії, які підкаже система, щоб правильно накласти електронний підпис.
- Пройдіть автентифікацію та підтвердьте підпис. Система може вимагати додаткове підтвердження особи. Це необхідно для гарантування безпеки та достовірності підпису.
- Отримайте підписаний документ. Після підтвердження ви зможете завантажити готовий, юридично чинний документ.
Все необхідне для підписання будь-якої кількості електронних документів можна отримати у безкоштовному сервісі Вільний від EDIN. Сервіс дозволяє підписувати будь-яку кількість електронних документів, які мають повну юридичну силу. Ви можете самостійно обирати обсяг та кількість документів, відстежувати підписання через реєстр у форматі Excel, а всі дані зберігаються до 3 років. Сервіс підтримує електронні підписи типу ЕЦП/КЕП, а також «Дію» та інші варіанти.