Перехід компаній на електронний документообіг давно став не просто трендом, а необхідністю. Бізнес хоче працювати швидше, без зайвих витрат на друк, папки, кур’єрів і нескінченні архіви. І саме на цьому етапі виникає ключове питання:
чи можна підписати конкретний документ онлайн так, щоб він мав юридичну силу? У більшості випадків — так. Українське законодавство повністю визнає електронні документи та кваліфікований електронний підпис (КЕП). Проте існують нюанси, які варто враховувати, щоб документи були легальними та захищеними.
Чому електронний підпис дорівнює паперовому?
Використання КЕП стало можливим завдяки Закону України «Про електронні довірчі послуги». Документ, створений і підписаний у цифровій формі, має таку саму юридичну силу, як і його паперовий аналог. Але важливо врахувати кілька нюансів:
- Документ має бути підписаний саме КЕП, а не простим підписом, якщо закон не передбачає інше.
- Обидві сторони повинні погодитися працювати з електронним форматом. Якщо контрагент вимагає паперову копію – її все одно доведеться робити.
- Електронний документ зберігається за чіткими правилами, щоб у разі виникнення спору, можна було підтвердити цілісність файлу.
- Платформа для підписання повинна перевіряти дійсність сертифіката, фіксувати дату, час і сам факт накладання підпису.
Таким чином, електронний підпис — це не просто зручність. Це повноцінний юридичний інструмент.
Які документи, які можна підписувати онлайн?
- Договори та додаткові угоди.
Комерційні контракти між компаніями або ФОПами — найчастіша категорія електронних документів.
Підписувати можна:
- договори поставки,
- договори про надання послуг,
- партнерські угоди,
- разові оферти та додаткові угоди.
- Акти виконаних робіт та наданих послуг. Електронний акт має повну юридичну силу. Це значно спрощує взаємодію між підрядником і замовником, особливо при віддаленій співпраці.
- Рахунки, накладні та первинна бухгалтерія. Сюди входять:
- видаткові накладні,
- ТТН,
- інвойси,
- акти звірки,
- інші первинні документи, що підтверджують операції.
- Кадрові документи. Більшість компаній переходять на цифровизацію HR-процесів. Онлайн можна підписувати:
- заяви працівників,
- накази,
- розпорядження,
- повідомлення про відпустки,
- трудові договори (окрім певних винятків).
- Податкова та фінансова звітність. Усі сучасні сервіси взаємодіють із податковою виключно через КЕП. Тому подача декларацій, звітів і повідомлень може здійснюватися онлайн.
- Внутрішні документи компанії. Протоколи засідань, службові записки, корпоративні політики, накази, розпорядження — усе це можна оформлювати без паперу.
Як бізнесу плавно перейти на електронний документообіг?
Під час зміни формату роботи важливо не лише знати законодавчі вимоги, а й правильно організувати процеси всередині компанії.
- Створіть внутрішню політику щодо електронних документів. Визначте правила, відповідальних осіб та стандарти роботи.
- Проведіть навчання команди. Найпоширеніші труднощі — не юридичні, а технічні.
- Використовуйте сервіси з перевіркою сертифікатів КЕП і журналом дій. Це забезпечить юридичну чистоту.
- Цифровізуйте документи поступово. Почніть з тих, які використовуються найчастіше.
- Створіть захищений електронний архів. Він має відповідати вимогам законодавства та забезпечувати безпечний доступ.
Лідер електронного документообігу EDIN пропонує більше десяти сучасних рішень для покращення бізнесу та його переходу в цифрову площину. Користуючись послугами надійного провайдера, ви отримаєте доступ до електронних рішень, які дозволять збільшити ефективність бізнес-процесів компанії та зекономити кошти.