Тема: Заявка на транспортування – як один з ключових документів в організації перевезення

Ефективне транспортування – запорука успішного бізнесу. У сучасному світі логістика та організація перевезень відіграють ключову роль у будь-якій галузі. Одним з важливих документів, що забезпечує чітку координацію та контроль у цій сфері, є заявка на транспортування.

У цій статті, спільно з партнерами з ПрАТ “Монделіс Україна” — Юлією Авраменко та Анною Журбенко — ми розглянемо переваги використання електронного документообігу в логістичній та транспортній галузях, зокрема фокусуючись на документі “Заявка на транспортування”.

Що собою представляє документ “Заявка на транспортування” та його мета?

Відповідь:

Документ “Заявка на транспортування” є одним з ключових документів у логістичній та транспортній діяльності. Він представляє собою офіційний запит від замовника до перевізника на транспортування (перевезення вантажу).

Основні аспекти заявки на транспортування:

 

• Визначення деталей перевезення: Заявка містить інформацію про вантаж, яка допомагає перевізнику визначити спосіб перевезення.
• Встановлення умов доставки: У заявці вказуються умови доставки, такі як: терміни доставки, вид перевезень, тарифи та інші важливі умови.
• Забезпечення документальної легальності: Заявка на транспортування є важливим документом з точки зору договірних відносин між замовником та перевізником. Вона підтверджує обов’язки сторін щодо транспортування вантажу та може використовуватися у разі спірних ситуацій.

 

В окремих випадках підписана з обох сторін заявка може бути одним з підтверджуючих документів про виконанні господарських операцій.

Отже, головна мета документа “Заявка на транспортування” полягає в організації ефективного, безпечного та контрольованого транспортування вантажів від відправника до одержувача.

 

Які переваги використання заявки на транспортування?

Відповідь:

Забезпечення швидкого доступу до інформації та обмін документами: Документ після відправки в короткий проміжок часу буде доставлений до отримувача, що дозволяє значно скоротити час, необхідний для отримання документів.

Прозорість та розуміння: Наявність заявки на транспортування, дозволяє усім учасникам перевезення мати чітке розуміння щодо умов та параметрів, необхідних для виконання перевезення.

Ефективність та автоматизація обробки документів: Використання заявки дозволяє автоматизувати не тільки процес організації перевезення, але й виконувати багато суміжних операцій швидше та ефективніше, тим самим зменшувати час та витрати на обробку документів, виконання замовлень та розподіл ресурсів.

Мінімізація помилок при оформленні документів: Робота з заявкою в електронному вигляді дозволяє мінімізувати ручне заповнення, що в свою чергу впливає на можливість допущення помилок при оформленні документів, оскільки виключається людський фактор.

Безпечне зберігання та доступ до архіву документів 24/7: Системи електронного документообігу забезпечують зберігання та постійний доступ до архіву документів. А також можливість роботи з ними.

Зменшення витрат на папір, друкування, поштові відправлення документів: Використовуючи електронний документообіг,  мінімізується необхідність в друкованих екземплярах документів, а також в їх передачі контрагентам.

 

Які ключові аргументи впливають на рішення перевізника перейти на електронний документообіг?

Відповідь: 

Оплата послуги:  Швидкий та ефективний обмін документами дозволяє оперативно підтверджувати факт виконання послуги, що в свою чергу може позитивно впливати на терміни надходження оплат. 

 

Економія витрат на формування та передачу оригіналів документів:  Уникнення необхідності залучення кур’єрських служб або поштових операторів для передачі документів дозволяє зберегти кошти, оскільки усі документи надсилаються електронним шляхом, що мінімізує витрати на доставку та пов’язані з цим витрати на обробку та зберігання.

Чому компаніям варто розглядати можливість переходу на електронний документообіг?

Відповідь:

Тенденції розвитку сучасних бізнес-процесів все більше набирають обертів в напрямку цифрової трансформації та переходять на використання електронного документообігу. Не виключенням є використання заявки на транспортування в процесах організації перевезень.
При пошуку та виборі компанії для організації перевезень все частіше надають перевагу тим компаніям, які використовують електронний документообіг. 

Висновок:

Використання заявки на транспортування, як частини електронного документообігу, є гарною можливістю оптимізувати процеси. Електронний документообіг – це  вірний та важливий напрямок для компанії, яка прагне бути конкурентоздатною та успішною в сучасному бізнес-світі.

Звертайтесь до EDIN, щоб отримати більше інформації про переваги електронного документообігу та впровадити його у вашому бізнесі.