Один із проектів, що допомагає підприємцям оптимізувати їх бізнес-процеси - це впровадження електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН). ТТН є необхідним документом для здійснення вантажних перевезень. Для більш детального вивчення питання переходу на електронний формат ТТН, Latifundist.com (сайт для представників агробізнесу) звернувся до начальника відділу інновацій компанії "АТБ-Маркет" - Володимира Рябченка та Дмитра Гончарова, продакт-менеджера компанії EDIN, одного з провайдерів електронного документообігу (ЕДО).
Завдяки співпраці з провайдером EDIN, компанія "АТБ" вже успішно протестувала електронну товарно-транспортну накладну в своїй діяльності та активно готується до впровадження е-ТТН на законодавчому рівні, коли вона стане обов'язковою для всіх автомобільних перевезень.
Чому компанія "АТБ" вирішила переходити на електронну товарно-транспортну накладну?
“Для нашої компанії цей крок є досить закономірним. Враховуючи інтенсивність вантажних перевезень, які здійснюються за день для роботи торгових точок, кількість паперової документації просто колосальна. А її потрібно правильно заповнити, здійснити обмін з іншими сторонами вантажоперевезення та архівувати. На кожному з цих етапів виникали свої труднощі, рішення яких потребували часу та витрат. Тому в певний момент пос
тало питання оптимізації документообігу для покращення наших послуг. Саме з цим запитом ми почали працювати разом з провайдером EDIN”, - прокоментував Володимир Рябченко.
Володимир також відзначив перевагу співпраці з EDIN, оскільки провайдер вже брав участь у реалізації проекту та успішно пройшов тестування взаємодії з системою е-ТТН, яка використовується для обміну даними в накладних: "Спільно з провайдером EDIN ми розпочали пілотне впровадження е-ТТН в серпні 2022 року. Також до цього пілоту вже долучилось декілька наших постачальників, які здійснюють доставку на розподільні центри і склади, використовуючи електронну ТТН та супровідні електронні документи".
У чому особливість роботи провайдера електронного документообігу (ЕДО) та на що підприємцям слід звернути увагу при виборі?
Дмитро Гончаров: Говорячи простою мовою, провайдер ЕДО надає компанії-клієнту необхідне програмне забезпечення для здійснення електронного документообігу. EDIN, наприклад, забезпечує повний ланцюг сервісу від замовлення до отримання вчасної оплати послуг та оприбуткування товарів у різних бізнес-процесах. Як правило, робота провайдера направлена на експертну підтримку на кожному етапі переходу з паперу та електронний документообіг без зупинки бізнесу.
У випадку з е-ТТН ми також активно співпрацюємо з державою, оскільки її використання стане обов’язковим для всіх вантажних перевезень вже цього року. Тобто ми ніби провідники між державною ініціативою і безпосередньо бізнесом. Разом з провайдером компанія вже зараз має можливість протестувати систему, розглянути практичні кейси відповідно до своїх конкретних потреб та пропрацювати власні помилки.
Вибір провайдера залежить від потреби та запиту конкретної компанії. Зазвичай компанії аналізують можливості провайдера на предмет готовності рішення для закриття необхідних бізнес-процесів — прямі постачання, внутрішні перевезення, крос-докінг тощо.
З чого слід почати готуватись до переходу на використання електронної форми е-ТТН?
Володимир Рябченко: Перш за все, потрібно розуміти, що впровадження е-ТТН — це незворотній процес, а часу на перехід залишається небагато.Слід розуміти, що перехід на електронний документообіг потребує змін в бізнес-процесах, однак істотно покращує їх. Наша рекомендація — вже починати співпрацю в провайдером ЕДО. Він зорієнтує щодо всіх технічних нюансів.
Що було найскладнішим під час реалізації е-ТТН?
Дмитро Гончаров: Адаптувати нашу платформу під вимоги проєкту впровадження е-ТТН. З точки зору інтеграції з центральною базою даних для провайдера ЕДО цей проєкт є складним і, на перший погляд, досить заплутаним — необхідно детально проаналізувати процес роботи е-ТТН та коригуючих актів, розібратись зі структурами та технічними особливостями реєстрації цих документів.
Наступним важливим кроком є розробка API-інтерфейсу для компаній-клієнтів та візуальних форм документів на платформі, щоб кінцевий користувач досить швидко та легко виконував свої базові задачі, а не занурювався в дотичні питання оформлення та підпису е-ТТН. Для нас, як команди розробки, це пріоритет номер один.
Володимир Рябченко додав деякі уточнення:
"Варто зазначити, що ми використовуємо електронну ТТН поточної версії. Розробка нової версії електронної ТТН, яка стане обов'язковою після ухвалення відповідного законодавства, знаходиться у процесі."
Назвіть основні виклики, з якими зіштовхнулися при впровадженні е-ТТН?
Володимир Рябченко: Беручи до уваги наш досвід впровадження та роботи з е-ТТН та з іншими первинними документами в електронному вигляді, ми можемо відзначити кілька складних питань:
Комплексний підхід: ми дійшли висновку, що використання е-ТТН разом з рештою первинних документів у паперовому вигляді не полегшить, а ускладнить процеси підприємства. Тому разом з впровадженням е-ТТН ми також цифровізуємо інші первинні документи.
Оптимізація процесів: потрібно внести зміни в наявні внутрішні процеси роботи з первинними документами, оскільки всі вони розраховані на паперовий документообіг. Для цього ми детально вивчили наявні процеси, розглянули всі можливі ситуації, які можуть виникати під час роботи з первинними документами, та зробили опис майбутніх процесів із використанням електронного документообігу.
Модернізація програмного забезпечення: якщо компанія використовує великий обсяг первинних документів, тоді буде потрібно доопрацювати облікову систему для інтеграції з провайдером електронного документообігу. Для цієї роботи потрібно залучити ІТ-фахівців та спільно з провайдером розробити технічне рішення для інтеграції.
Пошук компромісів: немає суворих правил щодо заповнення деяких розділів е-ТТН для всіх учасників процесу перевезення. Є розділи, які одна сторона вважає обов’язковими для заповнення, а інша — не обов'язковими. Тому сторонам вантажоперевезення потрібно домовитися про загальні правила заповнення. Складність полягає в тому, що наша компанія працює із великою кількістю контрагентів.
Будьте готові до змін: на жаль, зараз електронні документи успадковують недоліки паперових документів, оскільки вимоги законодавства до заповнення паперових документів поширюються й на електронні. Якщо ці вимоги будуть порушені, то господарську операцію можна визнати недійсною.
В електронній ТТН є текстові поля, для яких поки що немає якихось стандартизованих даних. Хоча на наш погляд, такий підхід не підходить для електронного документообігу, де замість текстових полів можуть бути використані особливі універсальні ідентифікатори.
Тому при впровадженні е-ТТН нам доводиться синхронізувати з нашими партнерами дані, які будуть використовуватись для заповнення е-ТТН, і потім контролювати правильність їх заповнення. Як приклад, можна навести адресу доставки, яка має відповідати умовам договору та оновлюватись після перейменування населених пунктів, вулиць тощо, хоча адреси вже мають унікальні цифрові ідентифікатори (GLN) і немає потреби їх прописувати текстом.
Як держава розвиває цей проєкт?
Дмитро Гончаров: Як провайдер ЕДО, ми рухаємося у впровадженні е-ТТН етап за етапом фактично від початку роботи над проєктом. Разом з Міністерством розвитку громад, територій та інфраструктури, яке є ініціатором впровадження, та Інститутом аналітики та адвокації ми знаходимося на постійному зв’язку для покращення системи. Звісно, початок повномасштабного вторгнення вплинув на терміни реалізації проєкту, однак його відновили і ми отримали ще більшу впевненість в необхідності переходу на цифру.
Володимир Рябченко: Важливим моментом для бізнесу є те, що на період тестування, використання е-ТТН є повністю безкоштовним. Вже зараз компанії можуть звести використання паперових ТТН до однієї копії, яка необхідна водієві на випадок перевірки працівниками Державної служби з безпеки на транспорті. Після того, як е-ТТН стане обов’язковою, використовувати паперові копії взагалі буде не потрібно.
В «АТБ» ми розуміємо, що з точки зору економії ресурсів, зручності та швидкості е-ТТН має значні переваги у порівнянні з паперовим аналогом. Тому в умовах сучасного бізнесу електронна товарно-транспортна накладна є правильним рішенням для покращення нашої роботи.
Підключити EDIN е-ТТН можна за посиланням