Законодавче регулювання впровадження системи е-ТТН
Наприкінці минулого року було завершено розробку Системи електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН). Більш детально із поняттям е-ТТН, її перевагами та недоліками можна ознайомитись у нашій статті Електронна товарно-транспортна накладна: як працює рішення?
З 1 серпня 2023 року використання е-ТТН стане обовʼязковим для всіх вантажних перевезень автомобільним транспортом на всій території України (у випадку, якщо вантажоотримувачем є юрособа).
Електронна товарно-транспортна накладна покликана зробити ринок вантажоперевезень в Україні прозорішим, менш корумпованим та наближеним до європейських стандартів. Використання е-ТТН у бізнесі допоможе збільшити швидкість обігу товарно-транспортних накладних, взаєморозрахунків та здешевити продукцію для кінцевого споживача.
З 1 лютого 2023 року бізнес має час на поступовий перехід, тестування та адаптацію до використання е-ТТН. Для цього компанії потрібно укласти договір з одним із провайдерів ЕДО, що приєдналися до проєкту. Компанія-провайдер EDIN одна з перших в Україні пройшла та успішно завершила тестування взаємодії з Системою електронного документообігу е-ТТН.
Впровадження системи е-TTН здійснюється Міністерством розвитку громад, територій та інфраструктури України за підтримки Міністерства цифрової трансформації України та USAID/UK aid проєкту «Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/ TAPAS» та за участі ГО «Інститут аналітики та адвокації», яка на період реалізації проєкту є адміністратором системи е-TTН.
Дані про е-ТТН міститимуться у реєстрі товарно-транспортних накладних Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України.
Реєстр товарно-транспортних накладних – це спеціалізована електронна база даних, що містить інформацію про реєстрацію товарно-транспортних накладних в електронній формі та використовується з метою здійснення державного контролю за перевезеннями вантажів транспортними засобами територією України.
У реєстрі для загальної групи товарів не зберігатимуться документи про торговельно-транспортні операції. Система не накопичуватиме дані про ціну, кількість тощо. Її завданням буде зібрати метадані про ТТН учасників процесу перевезень, точок, з якої та в яку прямує товар, вагу товару та його групу – загальна чи спеціальна. У системі зберігається посилання на платформу, з якої було створено е-ТТН. При цьому самі дані з е-ТТН будуть знаходитись у провайдерів електронного документообігу, яких будуть обирати самі представники бізнесу.
Якщо перевізник працює з одним сервісом електронного документообігу, а вантажоодержувач з іншим дані, в е-ТТН будуть синхронізуватися через реєстр електронних товарно-транспортних накладних і стануть доступними для кожної із сторін вантажоперевезення.
Для прикладу, розглянемо як відбуватиметься процес впровадження електронної товарно-транспортної накладної в агробізнесі.
ЕТТН для агробізнесу
Щорічна проблема агровиробників – це значна втрата грошей, через крадіжки сільськогосподарської продукції на етапі транспортування врожаю від поля до місця зберігання. Варіанти зловживань можуть відбуватись за різними схемами, що призводить до втрат від 5 до 15% врожаю. Проте маючи доступ до системи е-ТТН, вантажовідправник може точніше відстежувати рух своїх товарно-матеріальних цінностей.
В період з жовтня до листопада 2020 року в процесі тестування системи е-ТТН в аграрній сфері виявлено низку складнощів у впроваджені, а саме:
- низька цифрова грамотність працівників та відсутність необхідних гаджетів (телефон, планшет)
- складнощі із оформленням електронних цифрових підписів для співробітників перевізника
- відсутність інтернету в полі, коли потрібно створити та підписати е-ТТН
- складнощі визначення правильної ваги вантажу під час завантаження у полі
Для агрокейсів опрацьовується варіант окремого типу е-ТТН, коли зазначатиметься приблизна вага (з допустимою похибкою у зазначеній вазі), але з вимогою: коли машина приїжджає на пункт прийняття, вони зобов’язані зафіксувати чітку вагу. Для визначення приблизної ваги можуть використовуватися різноманітні способи. Найпростіші – помітки у вантажному відсіку автомобіля, при яких відповідний рівень заповнення приблизно дорівнює конкретній вазі вантажу.
Під час тестування визначено також і основні переваги впровадження системи е-ТТН в агробізнесі:
- Перехід із паперових на електронні ТТН дозволить пришвидшити процес підписання та обміну накладними між сторонами процесу вантажоперевезень.
- Використання е-ТТН в 11 разів економніше від витрат на друк, відправку, архівацію та аутсорс паперових ТТН. Обмін документами у реальному часі не потребує доставки фізичних примірників.
- Збереження е-ТТН в електронному архіві у провайдера або у бізнесу запобігає зникненню або утраті документа в процесі перевезення. За потреби ви легко можете знайти необхідну товарно-транспортну накладну.
- Зберігання даних у реєстрі електронних товарно-транспортних накладних є більш захищеним у порівнянні із паперовими ТТН.
- Помилки при формуванні документа зводяться до мінімуму та необхідні дані відображаються коректно.
Підготуватися до роботи з системою е-ТТН ви можете вже сьогодні!
Для цього спочатку потрібно укласти договір із провайдером електронного документообігу EDIN, який одним із перших приєднався до проєкту.
Після цього зробити усім співробітникам, які будуть залучені до процесу перевезення вантажів, кваліфікований електронний підпис (КЕП). Як отримати електронний підпис можете ознайомитись у нашій статті https://edin.ua/yak-otrimati-elektronnij-pidpis/ . КЕП повинні бути у всіх осіб-представників учасників е-ТТН, відповідальних за здійснення господарських операцій на кожному етапі перевезення. Щонайменше має бути один підпис від кожного учасника вантажоперевезення — вантажовідправника, перевізника і вантажоодержувача. Але підписувати документи можуть двоє і більше представників учасника. Наприклад, від імені вантажовідправника документ можуть підписати комірник, бухгалтер та директор.
Також необхідно провести інструктаж для працівників щодо того, як правильно заповнювати е-ТТН, користуватися сервісом документообігу та КЕП.
Обов’язково потурбуйтеся про оснащення водіїв додатковими гаджетами — смартфонами чи планшетами.
Якщо ви виступаєте в ролі вантажовідправника або вантажоодержувача, розглянути можливість облаштування окремого робочого місця (терміналу) для водія на випадок, якщо в нього виникнуть складнощі при підписанні е-ТТН на своєму гаджеті.