ЕЦП (електронний цифровий підпис) або КЕП (кваліфікований електронний підпис) потрібний для підписання електронних документів, здачі звітності, відкриття ФОП. Більш детально що таке ЕЦП, його види та сфери застосування можна почитати у нашій статті https://edin.ua/shho-take-elektronnij-cifrovij-pidpis-ta-yak-vin-pracyuye/
Правовий статус електронних цифрових підписів, їх використання та визнання в юридичних та бізнес-транзакціях встановлює Закон України “Про електронний цифровий підпис”. Він також встановлює вимоги до сертифікатів ключів та аутентифікації осіб, які використовують електронний підпис. Закон має на меті створення правового фундаменту для використання електронних підписів в Україні та сприяння розвитку електронного документообігу та електронної комерції.
Отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) в Україні зазвичай виконується через ліцензовані центри сертифікації ключів. Процес може здійснюватися як особисто в офісі центру, так і віддалено через інтернет. Отримати електронний цифровий підпис можливо в державних і приватних структурах, та банках. Важливо враховувати, що терміни та умови можуть відрізнятися залежно від обраного центру сертифікації.
Загальна схема для отримання кваліфікованого електронного підпису виглядає наступним чином:
- Вибір центру сертифікації ключів (ЦСК). Весь список структур, що надають КЕП можна переглянути на сайті Міністерства цифрової трансформації.
- Реєстрація: це може включати подачу необхідних документів та інформації для аутентифікації вашої особи.
- Аутентифікація особи: може включати особистий візит до офісу ЦСК або інші методи перевірки особи.
- Оплата послуг: платно оформлює КЕП АЦСК «Центр сертифкації ключів України». Отримати електронний підпис можливо безкоштовно у державних установах, зокрема податкових. Отримати ЕЦП онлайн можливо через деякі онлайн-сервіси. Однак важливо зауважити, що безкоштовні варіанти можуть мати обмеження в порівнянні з платними або кваліфікованими підписами, і можуть не відповідати вимогам для юридично значущих транзакцій в певних країнах. Також важливо враховувати рівень безпеки, який може відрізнятися в різних сервісах.
- Використання КЕП: тепер ви можете використовувати свій кваліфікований електронний підпис для підпису документів та здійснення безпечних електронних транзакцій.
Отримання кваліфікованого електронного підпису для фізичних та юридичних осіб може відрізнятися у певних аспектах через різні вимоги та процедури для цих двох категорій.
- Документи та ідентифікація:
- Для фізичної особи: зазвичай вимагається ідентифікація фізичної особи за допомогою паспорта або іншого ідентифікаційного документа.
- Для юридичної особи: юридична особа повинна представити статутні документи, свідоцтво про державну реєстрацію, а також інші документи, які підтверджують її статус та повноваження осіб, які будуть використовувати КЕП.
- Аутентифікація:
- Для фізичної особи: може вимагатися особистий візит до офісу Центру Сертифікації Ключів (ЦСК) або проведення інших процедур аутентифікації.
- Для юридичної особи: процедури аутентифікації можуть містити представлення повноважень осіб, які діють від імені юридичної особи, а також інші процедури відповідно до політик ЦСК.
- Платіжні умови:
- Для фізичної особи: фізична особа сплачує за послуги отримання КЕП.
- Для юридичної особи: вартість КЕП для юридичної особи може визначатися в залежності від кількості осіб, які використовуватимуть підпис, та обсягу послуг.
Конкретні вимоги можуть відрізнятися залежно від Центру сертифікації ключів, тому важливо ознайомитися з умовами та вимогами конкретного ЦСК, з яким ви плануєте співпрацювати.
Важливо: за конфіденціальність КЕП відповідає його власник, передавати підпис третім особам суворо заборонено, в цьому разі він буде недійсним.
Для отримання КЕП фізичній особі необхідно надати наступні документи:
- Паспорт та його копія
- Ідентифікаційний код та його копія
- Заповнена реєстраційна карточка
Для отримання КЕП юридичній особі потрібні наступні дані:
- Заява на реєстрацію для отримання посиленого сертифіката відкритого ключа;
- Заява-приєднання до договору «Про надання послуг електронного цифрового підпису» у двох примірниках;
- Оригінал статуту або його нотаріально засвідчену копію;
- Копія свідоцтва про державну реєстрацію, засвідчену підписом керівника та печаткою юридичної особи або виписку (витяг) з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;
- Документи, які підтверджують повноваження керівника заявника;
- Копія паспорта керівника (копії 1-4, 11-12 сторінок), засвідчену підписом власника паспорта;
- Копія паспортів підписувачів (копії 1-4, 11-12 сторінок), засвідчені підписами власників паспортів;
- Довіреність встановленого зразка та паспорт довіреної особи (якщо заявник представлений довіреною особою).
Можливо знадобляться ще такі документи:
- Копія свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (у випадку, якщо особа є платником ПДВ);
- Копія документа, який підтверджує присвоєння ідентифікаційного коду Державним комітетом фінансового моніторингу (якщо особа є суб’єктом первинного фінансового моніторингу).
КЕП дійсний від 1 до 2років.
Щоб розпочати роботу з електронними документами з нанесенням електронного підпису, пропонуємо скористатися послугами безкоштовного сервісу е-документообігу ВІЛЬНИЙ.